Техническое оборудование залов для заседаний

Наша компания предлагает весь спектр услуг по оборудованию залов заседаний - консультация и аудит, проектирование, поставка оборудования и мебели, акустический расчёт, шумоизоляция помещения, строительно-монтажные и пусконаладочные работы. Десятилетний опыт работы и более чем 300 реализованных проектов позволяют нашим специалистам успешно работать над решениями задач любого уровня сложности. Мы работаем с коммерческими организациями и с организациями госуларственного сектора на всей территории Российской Федерации.

Оборудование для залов заседаний: Наши услуги и сервис:

Стоимость и сроки реализации проекта обсуждаются индивидуально. Компания Айтек предоставляет гарантию на монтажные работы в течение 1 года. Возможен выезд специалиста. Мы работаем на всей территории РФ. Более подробную информацию можно получить по телефону: 8 (499) 703-32-11.

Примеры выполненных работ Посмотреть все

Отзывы наших клиентов Посмотреть все

  • Компания Sessia
    Компания Sessia
    Ноябрь 2020
  • Росатом Академия
    Росатом Академия
    Июль 2020
  • МВОКУ
    МВОКУ
    Июль 2020
  • МосмонолитСтрой
    МосмонолитСтрой
    Июнь 2020

Что нужно учесть при оборудовании залов для заседаний

Современные тенденции развития информационных технологий диктуют необходимость применения инновационного оборудования для более эффективного взаимодействия с аудиторией во время проведения различных мероприятий. Деловые встречи, переговоры с партнерами и иные коллективные обсуждения актуальных вопросов требуют соответствующей информационной поддержки. Оптимальным местом для проведения такого рода встреч является залы для заседаний – это помещение для проведения коллективных мероприятий с большим количеством участников, оснащенное соответствующим оборудованием. От качества технического оснащения такого помещения во многом зависит и успех самого мероприятия.

Заседание предполагает присутствие всех членов (либо только кворума) той или иной организации или ее управляющего органа, например, совета директоров. Общение присутствующих может идти как в формате заседания, так и в свободном формате. Зал заседаний может использоваться и по иным назначениям: в качестве пресс-комнаты, в качестве актового зала или переговорной. В зале заседаний могут проводиться конгрессы, конференции, ассамблеи, а также различные интерактивные мероприятия, презентации и совещания. Задача данной статьи – описать ключевые требования к помещению такого типа и сформулировать критерии выбора оборудования для оснащения современного и функционального зала для заседаний.



Задачи залов заседаний

Как указано выше, заседание предполагает одновременное присутствие достаточно большого числа людей, их общение между собой и совместное обсуждение и решение различных проблем. Поскольку залы заседаний можно найти практически в любой достаточно крупной организации, как коммерческой, так и некоммерческой, очевидно, что задачи этого помещения могут быть разными. Вместе с тем, вполне можно выделить несколько ключевых черт, присущих любому залу заседаний и отталкиваться в оснащении уже от них.

Живое общение Очевидно, что в любом зале заседаний так или иначе наличествует личное общение участников. Формат этого общения, однако, может быть различным. Можно выделить следующие основные виды заседаний:

Очевидно, что в любом зале заседаний так или иначе наличествует личное общение участников. Формат этого общения, однако, может быть различным. Можно выделить следующие основные виды заседаний:

  • Доклады, лекции и т.д. – формат, присущий научным конференциям, итоговым заседаниям, пленарным заседаниям.
  • Круглый стол – общение идет в формате обмена мнениями, высказывания предложений. Круглые столы широко используется как в бизнес-среде, так и во время крупных международных мероприятий.
  • Совещание – закрытый формат общения, предполагающий ограниченное число участников и принятие решений после тщательного всестороннего обсуждения.
  • Конференция – мероприятие, в котором выступления участников следуют определенному протоколу, модерируются. Конференция предполагает разнообразие участников и высказываемых ими мнений, а также высокую степень интерактивности. Характерный пример – пресс-конференции.

Задача зала заседаний в каждом случае – обеспечить удобство живого общения. Удобство проистекает из правильного расположения участников относительно друг друга, с достаточным пространством, и технической оснащенности помещения. При большом числе участников необходимы микрофонные системы и системы усиления звука. Для демонстрации материалов должны быть предусмотрены дисплеи и проекционные экраны. В ряде случаев следует предусмотреть PTZ-камеры для позиционирования их на выступающего в данный момент участника.

Демонстрация контента Одной из ключевых задач зала заседаний является также обеспечение возможности вывода на большой экран произвольного контента. Это может быть видеозапись, графические материалы, документы, прямые трансляции, презентации и многое другое. Вся эта информация должна легко считываться с экрана, что определяет как его размер, так и разрешающую способность.

Удаленное общение, видеоконференцсвязь Альтернативный, но не менее популярный сегодня способ общения – посредством видеоконференцсвязи. Онлайн формат общения используется в самых разных мероприятиях от пресс-конференций до бизнес-ивентов, от заседаний совета директоров до прямой линии с президентом.

В случае если в зале заседаний планируется проведение мероприятий с таким видом общения, задача состоит в том, чтобы предоставить участникам все средства для максимального стирания грани между живым общением и удаленным. Как минимум: установка системы конференц-связи. Как максимум: различные системы для организации телемоста, формат «виртуальный стол» и другие профессиональные решения.

Запись аудио и видео Довольно часто все происходящее в зале заседаний должно записываться. Задача оборудования зала заседаний бережно сохранить все озвученное в помещении, а также при необходимости произвести видеозапись выступлений докладчиков, демонстрируемых материалов, макетов и документов.

Синхронный перевод Если зал заседаний предназначен для проведения международных мероприятий, то в список следует добавить и задачу обеспечения взаимопонимания участников из разных стран.

Голосование Если в ходе заседания решаются вопросы путем голосования, то, очевидно, задача оснащения зала заседаний состоит в том, чтобы это голосование максимально упростить. Сегодня существует масса электронных систем голосования, как независимо работающих, так и интегрированных.

Определив спектр задач, стоящих перед залом заседаний в данной организации, можно сформулировать конкретные требования к оснащению этого помещения.

Требования к оборудованию залов заседаний

Требования к компоновке помещения Задача обеспечения комфортного общения участников определяет первое требование к компоновке: в зале должно быть достаточно места для каждого участника. Речь тут не только о пространстве вокруг кресла или стула. Участник заседания должен иметь возможность расположить на столе документы, ноутбук, или какие-то иные предметы. Расстояние до ближайшего соседа должно быть таким, чтобы не стеснять действий ни того, ни другого.

Компоновка самого помещения исходит из приоритетного формата заседаний. Чаще всего – это зал с длинным или П-образным столом и стульями, либо ряды кресел и кафедра перед ними. Существуют и варианты-трансформеры.

Хорошая обзорность Все мероприятия, проводимые в зале заседаний, так или иначе ставят задачу обеспечения хорошего обзора для всех участников. Действительно, сидящие в зале должны хорошо видеть выступающего, а участники круглого стола должны хорошо видеть друг друга. Также должен быть обеспечен хороший обзор основного экрана из всех точек зала, либо предоставлены альтернативные возможности: дублирующие экраны, индивидуальные экраны и т.д.

Разборчивая речь Ключевое требование, обусловленное необходимостью в эффективном общении. Всего один некачественный микрофон может нарушить ход заседания. Не менее важны и системы усиления звука, а также громкоговорители. Последние следует установить так, чтобы обеспечить равномерное распределение звука в помещении. В некоторых случаях следует позаботиться об отсутствии эха, либо дополнительной фильтрации голоса.

Удобство воспроизведения информации В случае, когда на заседании планируется вывод на экран какого-либо контента, оснащение помещения должно способствовать простоте подключения внешних носителей и вывода произвольного контента на экран.

Конференцсвязь Системы конференцсвязи и видеоконференцсвязи обеспечат взаимодействие участников с людьми, не находящимися в данный момент в зале.

Удобное управление всеми функциями Мало оснастить зал заседаний всеми необходимыми системами. Важно также обеспечить бесперебойную и согласованную работу всех этих систем, а также быструю активацию основных и дополнительных функций. К последним относятся голосование, синхронный перевод, интерактивные функции, а также управление светом и системами затемнения.

Возможности современных залов заседаний

Демонстрация презентаций

Современное деловое общение сложно представить без уже привычных мультимедийных презентаций и других материалов. И здесь удобство воспроизведения играет ключевую роль. Возможность мгновенно, парой движений, вывести на экран ту или иную информацию позволяет не задерживать участников переговоров и не тратить время на настройку оборудования. Результат: непринужденное общение в удобном формате, проиллюстрированное качественными мультимедийными материалами.

Звуковое сопровождение

Системы звукового оборудования предназначены для усиления, преобразования и обработки звуковых сигналов. Зал заседаний оснащается микрофонными пультами, селекторами, громкоговорителями, устройствами эквализации и многим другим. Ключевое требование – качество звучания и высокая степень разборчивости речи, поэтому выбор как правило падает на специализированные решения. Выбор звукового оборудования привязан и к задаче помещения и к его компоновке. Например, иногда уместны микрофоны «гусиная шея», а иногда подвесные или направленные.

Усиление речи

Конфренц-система представляет набор микрофонных пультов и центрального блока. В отличии от предшественников, набор, состоящий из аналоговых микрофонов, цифровые конференц-системы обладают широчайшим набором функциональных возможностей, таких как: приоритетность выставления очередей при выступлении, возможность выбора главного пульта управления, возможности голосования и синхронного перевода с участием иностранных представителей. Каждая из этих систем может потребовать внесения существенных изменений в проект, поэтому об этом необходимо подумать заранее.

Сеансы видеоконференцсвязи

Мгновенно связаться с головным офисом или удаленно подключить к дискуссии эксперта поможет видеоконференцсвязь. В зависимости от ценового диапазона решения возможности варьируются от простой трансляции видеосигнала всем участникам видеоконференции до комплексного виртуального совещания в формате телемоста с эффектом присутствия и автоматической фокусировкой PTZ-камер на выступающем.

Беспроводные технологии

Современные беспроводные технологии позволяют без каких-либо специальных навыков показать презентацию с любого принесённого с собой устройства (телефон, планшет или ноутбук). Всего лишь одна подключенная кнопка со световым индикатором и никакких установок сторонних программ и драйверов.

Резервирование помещений

Система бронирования залов - это аппаратно-программный комплекс, состоящий из интерактивных дисплеев и сервера. Система позволяет эффективно проводить не только плановые внутренние совещания и презентации, но и обеспечить продуктивность использования того или иного помещения. Решение интегрируется в Microsoft Outlook Calendar и поддерживает работу с почтовыми сервисами

Централизованное управление

При всем многообразии устройств и систем, оснащающих переговорную комнату, все они вместе должны составлять единую экосистему, работающую согласованно. Централизованное управление позволяет в мгновение ока поменять сценарий мероприятия, будь то показ презентации, видеоконференция или обычная дискуссия. Пара нажатий на интерактивном планшете – и все необходимые устройства уже настроены и переведены в соответствующий режим.

Мероприятия с синхропереводом

Зал заседаний может использоваться для проведения международных мероприятий. Взаимопонимание в этом случае обеспечит синхронный перевод. Грамотная работа синхрониста требует не только чистого звука в наушниках, но и непосредственного восприятия лица говорящего – для точной передачи оттенков смысла. Удобный микрофон и рабочее место переводчика облегчат его труд в ходе длительных мероприятий.

Этапы оборудования залов для заседаний


Выезд специалистов на объект

Как обычно, работа над проектом начинается с выезда на фактический объект. Смотрим помещение, производим замеры, оцениваем несущую способность стен и топологию коммуникационных линий. Без преувеличения, этот этап является самым важным. Почему? Потому что ошибки, обусловленные недостаточной информированностью исполнителя о помещении, в котором предстоит работать, очень долго и дорого исправляются. Самый простой пример: отсутствие необходимой прочности в стене, на которой предполагается повесить тяжелую видеостену. А закладную не сделали, потому что осмотр объекта не был произведен должным образом.



Подготовка ТЗ и участие в торгах по 44 и 223ФЗ

Мы готовы предложить услуги по квалифицированному написанию технического задания в рамках правил федеральных 223 и 44 ФЗ. Наша компания проходит регулярную аккредитацию почти на всех государственных торговых площадках, начиная с 2007 г.



Проектирование

На основе снятых размеров, анализа помещения и задач, выполняется разработка проектной документации. Чаще всего эта работа проводится в несколько этапов, с промежуточным согласованием каждого. Проект включает дизайн-проект помещения, электрические схемы, схемы монтажа устройств, схемы коммутации, а также смету и список оборудования.



Поставка оборудования

Прямые контракты с производителями позволяют давать наилучшие цены на рынке. Собственная служба логистики доставит вовремя оборудование, чтобы не прерывать сроки реализации проекта.



Монтаж

На этапе монтажа осуществляется установка и крепление всех устройств, предусмотренных проектом. Прокладываются линии коммутации. Подключается оборудование, настраивается работа систем. Производится тестовый запуск. Стоит отметить, что сложность работ по монтажу систем сильно зависит от конфигурации помещения, несущей способности стен, наличия чистовой отделки и ранее установленного оборудования.



Ввод в эксплуатацию

После полномасштабного тестирования всех функций оборудования, в присутствии заказчика осуществляется демонстрация работы всех систем. Проводится инструктаж и обучение работе с оборудованием и программным обеспечением. Подписывается акт приемки работ и объект вводится в эксплуатацию.



Итог

Зал заседаний – это важное помещение, от правильного оснащения которого напрямую зависит эффективность проводимых там мероприятий, а значит и работы организации в целом. При правильном подходе к оснащению зала заседаний можно получить в итоге многофункциональное помещение, одинаково пригодное для проведения официальных совещаний и пресс-конференций, переговоров с иностранными делегациями, интерактивных презентаций и других масштабных мероприятий. Надеемся, эта статья помогла Вам определиться с требованиями и задачами Вашего зала заседаний, а специалисты компании Айтек будут рады помочь Вам воплотить проект в жизнь.

Почему стоит работать именно с нами?

Бесплатный выезд на объект
Наша компания предлагает бесплатный выезд специалиста на объект. Чтобы он мог непосредственно на месте оценить недостатки и достоинства выбранного помещения, а также предложить оптимальное решение, учитывая их исходные данные


Под ключ
Мы предлагаем весь комплекс услуг, начиная от консультации и выезда технического специалиста, заканчивая проектированием и инсталляцией оборудования. Составляем техническое задание. Экономьте собственное время, обратившись к нашим специалистам вы избавите себя от проблем тяжкого выбора оборудования в многочисленных компаниях


Модернизация оборудования
Если вам необходимо модернизировать уже существующее оборудование, наши специалисты отдела системной интеграции помогут разработать и подобрать оптимальный вариант замены


Собственная служба доставки
Мы располагаем собственной службой доставки, которая гарантирует бережное отношение к аппаратуре, как в момент ее транспортировки, так и в момент погрузо-разгрузочных работ


Положительная репутация
Прекрасная репутация и профессионализм нашей команды подтверждаются многочисленными сертификатами, дипломами и отзывами наших клиентов. Не стоит рисковать, доверяя сложные технические задачи сомнительным подрядчикам – поручайте такие задачи только специалистам


Нет рекламаций
За долгие годы работы наша компания не получила ни одной рекламации


Штат сотрудников
Наша команда состоит из опытных технических специалистов, проектного персонала и инженеров, чью квалификацию подтверждают сертификаты многочисленных центров подготовки системных интеграторов. Высокий уровень квалификации, богатый практический опыт работы позволяют разрабатывать и реализовывать проекты любой сложности и любого масштаба


Лицензии на выполнение работ
Мы обладаем всеми необходимыми лицензиями на все виды работ, выполняемыми нашей компанией


Выполнено свыше 1000 проектов
Силами наших специалистов было реализованно свыше 1000 проектов, как в органах государственной власти, так и в коммерческих организациях. Ознакомиться с реализованными проектами можно тут


На рынке свыше 10 лет
Наш слаженный коллектив мотивирован на достижение высокого результата, а наш более чем десятилетний опыт служит дополнительной гарантией качества


Работаем по всей России
Мы осуществляем нашу деятельность на всей территории России. Работаем, как с частными лицами, так и с государственными и коммерческими организациями


Прямые контракты с производителями
Компания располагает широчайшим ассортиментом продукции прямые контракты с производителями и импортерами позволяют нам предлагать самые лучшие цены и гибкую систему скидок. В нашем товарном портфеле более 4500 наименований от 40 самых известных брендов


Наши клиенты
Среди наших клиентов: ОАО "РЖД", ОАО "РОСГЕОЛОГИЯ", "НОВАТЭК", МГУ имени М.В. Ломоносова, ПАО "Вымпелком", ПАО "Ленэнерго", Министерство образования и другие