Техническое оснащение переговорных комнат

Наша компания осуществляет все необходимые услуги по оснащению переговорных комнат под ключ - консультация, проектирование аудио и видеосистем, поставка оборудования, строительные и монтажные работы. Наша компетенция подтверждена многочисленными положительными отзывами от клиентов и огромным опытом работы, начиная с 2007 года. Силами нашей компании было реализовано более 300 проектов различной сложности по всей территории Российской Федерации.

Оборудование для переговорных комнат: Наши услуги и сервис:

Стоимость и сроки реализации проекта обсуждаются индивидуально. Компания Айтек предоставляет гарантию на монтажные работы в течение 1 года. Возможен выезд специалиста. Мы работаем на всей территории РФ. Более подробную информацию можно получить по телефону: 8 (499) 703-32-11.

Наши реализованные проекты Посмотреть все

Отзывы наших клиентов Посмотреть все

  • Компания Sessia
    Компания Sessia
    Ноябрь 2020
  • Росатом Академия
    Росатом Академия
    Июль 2020
  • МВОКУ
    МВОКУ
    Июль 2020
  • МосмонолитСтрой
    МосмонолитСтрой
    Июнь 2020

Что нужно учесть при оснащении переговорных комнат

Неотъемлемой частью ведения бизнеса являются переговоры с партнерами и контрагентами, исход которых может напрямую повлиять на деятельность компании. Достижение успеха в ходе переговоров зависит от множества факторов, в том числе и от места их проведения. Большинство современных офисов располагают переговорными комнатами, которые используются для проведения деловых встреч, презентаций, а также для внутренних тренингов и собраний. Ключевое отличие переговорных комнат от обычных помещений (которые, конечно, тоже можно использовать для переговоров) заключается в современном техническом оснащении и грамотном проектировании.

Оснащенная современным оборудованием переговорная позволяет не только оптимизировать способы передачи информации во время обсуждений, но и вывести ход переговоров на более высокий уровень, а главное - повысить статус Вашей компании в глазах контрагентов. Цель нашей компании - создание инновационных и передовых помещений для переговоров. Для достижения наилучших результатов - мы используем только лучшие возможности современных технологий.



Задачи переговорных комнат

Переговоры, совещания и деловые встречи подразумевают интенсивное и, возможно, длительное общение нескольких человек. Причем ошибки в интерпретации сказанного недопустимы. Следовательно, наиболее важная задача, которую решает переговорная комната – обеспечение максимально точной передачи речи всех присутствующих в помещении. Может показаться, что это преувеличение. В конце концов, люди и так сидят за одним столом, что тут еще обеспечивать? Однако надо понимать, что в реальности речь человека, сидящего всего в нескольких метрах от Вас, уже может оказаться недостаточно разборчивой как для Вас, так и для участников удалённых переговоров. Учтите и речевые особенности каждого конкретного человека, которые могут существенно осложнить восприятие, особенно, если человек Вам малознаком или говорит "себе под нос". Задача хорошо оснащенной переговорной – минимизировать все эти нюансы, сделав восприятие информации как можно более простым.

Другая не менее важная задача – обмен информацией. Документы, презентации, отчеты, видеоматериалы и другой контент должны быть доступны всем участникам. Обычно это достигается использованием большого экрана, на котором отображаются все материалы, относящиеся к теме переговоров. Возможность быстро загрузить необходимую информацию и отобразить ее для всех присутствующих – это важный фактор, который обязательно учитывается при проектировании переговорной комнаты. Кроме того, сегодня набирает популярность принцип BYOD – Bring Your Own Device, согласно которому каждый участник должен иметь возможность продемонстрировать материалы со своего собственного устройства (смартфона, ноутбука) не отходя от места и не прибегая к промежуточным носителям, таким как флеш-накопители и другие.

Помимо просмотра материалов, переговоры часто ведутся в интерактивном формате. В документы вносятся правки, предлагаются изменения, осуществляется то или иное манипулирование материалами. Например, обсуждение контракта может потребовать оперативного внесения изменений в какие-то пункты документа и согласования этих изменений с юристами сторон. Внесение «домашних» правок и повторный созыв переговоров не всегда удобен. Именно поэтому сегодня переговорным комнатам ставится задача обеспечения интерактивного взаимодействия и возможностей рецензирования и редактуры документации.

Видеоконференцсвязь уже не нова, и часто служит полноценной заменой «живым» переговорам. В этой связи важно отметить следующее: задачей оборудования переговорной является не просто организовать связь двух точек, но еще и сделать эту связь максимально бесшовной.



Форматы переговорных комнат

Спектр решаемых задач определяет и подход к проектированию. Хотя в названии и имеется слово «комнаты», не стоит думать, что переговорная комната – это обязательно небольшое помещение. Все зависит от потенциального числа участников, характера обсуждаемых вопросов и даже от статуса компании.

Существует несколько традиционных вариантов планировки переговорной комнаты. Классический вариант – стол в центре комнаты. Участники располагаются по обе длинные стороны стола, а также вдоль одной из коротких сторон. На противоположной стене устанавливается проекционный экран или дисплей большой диагонали для демонстрации мультимедийных материалов. Такая компоновка удобна при относительно небольшом числе участников. Она не требует много пространства, а само помещение сохраняет универсальность и может быть использовано для других нужд, когда нет необходимости в проведении совещаний.

Формат круглого стола впервую очередь предполагает увеличение количества участников и удобен тем, что подчеркивает равноправие всех участников и обеспечивает более удобное общение в формате дискуссии. Для просмотра относящихся к теме материалов в этом случае чаще устанавливают видеоотображающие устройства в центральной части стола, т.к. классическое расположение видеотображающего устройства на стене вынуждает участников, сидящих к нему спиной, разворачиваться в кресле. Проектирование помещения в таком формате должно учитывать и повышенные требования к аудио- и видеооборудованию. В частности, практически обязательным условием становится установка полноценной конференц-системы.

Компоновка «виртуальный стол» стирает грань между участниками переговоров, находящимися в комнате, и удаленными, находящимися в другом помещении, в другом городе или стране. Основной упор в проектировании такой переговорной комнаты следует делать на выбор видеоконференцсистемы, обеспечивающей безупречную передачу голосовой и визуальной информации между всеми участниками видеоконференции.

Возможности современных переговорных комнат

Демонстрация презентаций

Мультимедийные материалы и презентации сегодня часто заменяют «живые» выступления. Удобство просмотра таких презентаций реализуется с помощью огромного разнообразия технических средств (проекторы, экраны, видеостены, светодиодные фасады и многое другое). При всем богатстве доступных технологичных решений, окончательный выбор определяется бюджетом заказчика и требованиями, предъявляемыми к качеству и характеру контента.

Звуковое сопровождение

Усиление речи с помощью современного оборудования позволяет участникам переговоров разборчиво и отчётливо слышать друг друга. Качество звука в зале напрямую влияет не только на взаимопонимание, но и на общую атмосферу мероприятия. Согласитесь, выкрики из зала и гул одновременно говорящих участников не способствуют достижению консенсуса, о чем бы ни шла речь. Качественное звуковое оборудование также сводит на нет фоновые шумы, усиливая и подчеркивая речь для точной передачи смысла.

Усиление речи

Спикерфон - устройство, предназначенное для усиления и взаимодействия голосовых сообщений между участниками локальных или удалённых переговоров. Спикерфоны могут работать как самостоятельно, так и совместно, являюсь частью сложной системы для связи между абонентами. В частных случаях спикерфон может совмещать в себе сразу несколько возможностей: быть средством для связи удаленных абонентов посредством видеозвонка и просто устройством для связи по ip телефонии.

Сеансы видеоконференцсвязи

Профессиональная видеоконференцсвязь сегодня – это в первую очередь высокое качество изображения и звука даже при сравнительно медленном интернете. Более широкие возможности профессиональных решений, в отличии от классического “skype”, позволяют одновременно подключать несколько поворотных видеокамер, использовать систему автонаведения камер на говорящего спикера, и при необходимости вывести в общий канал презентацию со своего дополнительного ноутбука.

Беспроводные технологии

Беспроводные технологии сегодня позволяют без каких-либо сложностей подключить любое переносное устройство (ноутбук, планшет или смартфон) к источнику презентации и вывести на экран изображение с помощью нажатия одной кнопки. Никаких драйверов, никаких специальных навыков. Вы сможете демонстрировать, редактировать и конспектировать электронные документы.

Резервирование помещений

Система централизованного бронирования - это аппаратно-программный комплекс, разработанный для резервирования и эффективного использования рабочего времени в переговорных комнатах или конференц-залах. Система поддерживает интеграцию с Microsoft Outlook Calendar и даёт возможность отправлять всю необходимую информацию с помощью почтовых сервисов. По статистике, эффективность использования помещений увеличивается более 20%.

Централизованное управление

Современная переговорная комната – это комплекс, состоящий из множества устройств и систем, управление которыми требует специальных навыков или же отдельного специалиста. Разработанные решения в нашей компании позволят управлять всем комплексом оборудования на едином устройстве с интуитивно понятным интерфейсом. Например, для того, чтобы включить проектор и опустить проекционный экран, нужно просто нажать на одну кнопку и выбрать соответствующий сценарий работы "Презентация".

Этапы оснащения переговорной комнаты


Выезд специалистов на объект

Первым и обязательным этапом работы является осмотр помещения будущей переговорной комнаты. Специалисты оценивают размеры помещения, имеющиеся коммуникации и возможности прокладывания новых, выполняется анализ несущей способности стен и перекрытий с целью дальнейшего монтажа различного оборудования. Уже на этом этапе наши специалисты могут предложить несколько вариантов исполнения проекта.



Проектирование

Этап проектирования заключается в составлении сначала предварительного, а затем и окончательного проекта. Создание проектной документации включает разработку компоновки помещения и дизайн-проекта, необходимые расчеты помещения, схемы коммуникаций и монтажа оборудования и т.д. После согласования проектной документации с заказчиком начинается реализация проекта.



Поставка оборудования

Прямые контракты с производителями позволяют давать наилучшие цены на рынке. Собственная служба логистики доставит вовремя оборудование, чтобы не прерывать сроки реализации проекта.



Монтаж

На этапе монтажа осуществляется установка и подключение всех систем согласно проектной документации. В ряде случаев особенности конструкции или конфигурации помещения выявляются только на этом этапе, что требует оперативной разработки альтернативного варианта прокладки коммуникаций или монтажа оборудования. Для профессиональных интеграторов, впрочем, эти нюансы являются рабочими моментами и не вызывают сложностей.



Приемка и сдача объекта в эксплуатацию

Оборудование готовой переговорной комнаты тщательно проверяется. Тестируются как аппаратные, так и программные ресурсы, выполняется проверка различных режимов работы всех систем. По окончании тестирования объект сдается заказчику и осуществляется обучение персонала пользованию системой.



Итог

В результате грамотного проектирования, монтажа и наладки оборудования переговорной комнаты профессионалами своего дела заказчик получает многофункциональное помещение, пригодное для проведения совещаний, переговоров, встреч, обсуждений и различных процедурных мероприятий.

Наши преимущества

Бесплатный выезд на объект
Мы предлагаем бесплатный выезд нашего специалиста на объект для осмотра и обсуждения технических вопросов на месте.


Под ключ
Мы предлагаем нашим клиентам комплексный подход: от консультации и проектирования до полной инсталляции и обучения персонала


Модернизация оборудования
Если вы хотите частично заменить уже существующее у вас оборудование, наши специалисты помогут внедрить оптимальный вариант замены


Собственная служба доставки
Собственная служба доставки позволяет нам гарантировать бережную транспортировку и качественно выполненные погрузо-разгрузочные работы


Положительная репутация
Отличная репутация нашей компании подтверждены многочисленными сертификатами и письмами с выражением благодарности от довольных заказчиков


Нет рекламаций
За долгие годы работы наша компания не получила ни одной рекламации


Штат сотрудников
В нашей компании работают только квалифицированные и сертифицированные специалисты: проектировщики, инженеры, строители-монтажники, дизайнеры


Лицензии на выполнение работ
Мы обладаем всеми необходимыми лицензиями на все виды работ, выполняемыми нашей компанией


Выполнено свыше 1000 проектов
Наше портфолио насчитывает свыше 1000 выполненных проектов


На рынке свыше 10 лет
Наш слаженный коллектив мотивирован на достижение высокого результата, а наш более чем десятилетний опыт служит дополнительной гарантией качества


Работаем по всей России
Работаем, как с частными лицами, так и с государственными и коммерческими организациями. Осуществляем деятельность на всей территории РФ


Прямые контракты с производителями
В нашем товарном портфеле более 4500 наименований продукции от 40 известных брендов. Прямые контракты с производителями позволяют предлагать компаниям самые лучшие цены


Наши клиенты
Среди наших клиентов: ОАО "РЖД", ОАО "РОСГЕОЛОГИЯ", "НОВАТЭК", МГУ имени М.В. Ломоносова, ПАО "Вымпелком", ПАО "Ленэнерго", Министерство образования и другие